Ledelsen må på banen
Lederforankring er nødvendig for å sikre god implementering av §5. Forankring av bærekraft i virksomheten handler om å ha relevante strategier, planer, policy og retningslinjer for aktsomhetsvurderinger i anskaffelser som er vedtatt av ledelsen.
For en offentlig virksomhet vil det bl.a. bety å ha egnede rutiner for å fremme respekt for grunnleggende menneskerettigheter ved offentlige anskaffelser der det er risiko for brudd på slike rettigheter, i tråd med §5 i Loven om offentlige anskaffelser (LOA).
Sentralt i dette er virksomhetens arbeid med aktsomhetsvurderinger. Det vil bla. si å ha strategier og planer for hvordan virksomheten identifiserer og håndterer virksomhetens negative påvirkning/skade på mennesker, samfunn og miljø i hele leverandørkjeden.
Tydelige forventninger fra toppledelsen er avgjørende
Arbeidet med aktsomhetsvurderinger, og i denne forbindelse også oppfølging av leverandørenes aktsomhetsvurderinger, bør være en integrert del av virksomhetens anskaffelsesprosess. Tydelige forventninger fra toppledelsen, samt tydelig plassering av ansvar innad i virksomheten for implementering av de ulike delene av aktsomhetsvurderinger er viktig. Alle involverte må vite hva de skal gjøre. Åpenhet om forpliktelser virksomheten har til seg selv, utfordringer og hvordan dette håndteres, er vesentlig.
Første skritt: Vedta startegier, retningslinjer og planer
Første skritt er å utarbeide og vedta strategier, planer og retningslinjer for aktsomhetsvurderinger i anskaffelser som omfatter arbeidstaker- og menneskerettigheter og klima/miljø. Det er et lederansvar og dokumenter i denne sammenheng må revideres regelmessig. Deretter må arbeidet – og oppgavene – fordeles og forankres. Det er en styrke når flere involveres i gjennomføringen av handlingsplanen. Det må etableres tydelige ansvarslinjer, inklusive jevnlig rapportering til ledelse.
Samarbeid på tvers av avdelingene
Å samarbeide på tvers av avdelinger (og virksomheter) styrker den interne forankring og skaper bredere engasjement. Felles kompetansebygging har samme effekt. Kunnskap er nødvendig for å jobbe godt med aktsomhetsvurderinger og gjøre gode risikoanalyser og kontraktsoppfølging. Det er viktig at det settes av tilstrekkelig med ressurser til arbeidet. Det er ledelsens ansvar. Videre er det viktig at ledelsen er kjent med, og forstår, virksomhetens risikobilde. Er det høy risiko for alvorlig tvangsarbeid i en anskaffelse, bør ledelsen være kjent med det for å kunne treffe gode beslutninger. Derfor må det etableres gode rutiner for jevnlig rapportering.
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Kartlegging handler om å identifisere virksomhetens risiko for, og faktiske negative påvirkning eller skade på, mennesker, samfunn og miljø. For offentlige anskaffelser retter kartleggingen seg mot faktiske og potensielle negative konsekvenser i leverandørkjeden. For offentlig sektor vil det være vesentlig å foreta denne type kartlegging i flere faser av en anskaffelsesprosess. Først overordnet i planleggingsfasen, så i konkurransegjennomføringen, deretter i kontraktsoppfølgingen.
Kartlegging i planlegging av anskaffelser
Virksomheten må i planleggingsfasen tilegne seg overordnet kunnskap om risikobildet for de aktuelle produkter/tjenester som inngår i anskaffelsen. En første sortering eller utvelgelse av anskaffelser bør ta utgangspunkt i definerte kriterier.
Etter den første utvelgelsen ender oppdragsgiver opp med de anskaffelsene som blir gjenstand for en mer grundig risikoanalyse. Deretter, ut fra grad av risiko, tilpasses videre dialog, krav, kriterier og oppfølging mot aktuelle tilbydere/leverandører (konkurransegjennomføring). Det kan være aktuelt å gjennomføre markedsdialog gjennom leverandørkonferanser, høringer eller annet for å hente inn informasjon.
Basert på blant annet DFØs høyrisikoliste og EHNs risikoverktøy kan man allerede i planleggingsfasen danne seg et overordnet risikobilde, for så å prioritere mest vesentlige risikoområder for grundigere kartlegging og håndtering av funn. Å prioritere er vanskelig og noen ganger havner man i utfordrende dilemmaer: Hva gjøres når virksomheten skal gjennomføre flere høyrisikoanskaffelser og ressursene er begrenset? Hvilke anskaffelser skal prioriteres? Det er ikke noe opplagt svar på det, men et godt råd er; involver ledelsen. Som innkjøper / avtaleforvalter trenger du støtte for prioriteringene i ledelsen. Prioriteringene skal langt på vei begrunnes i en god risikoanalyse.
Hvordan virksomheten er involvert i eventuell negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø, er sentralt for å avgjøre riktig respons og tiltak. Involvering av tilbydere/leverandører er sentralt i kartleggingsarbeidet, så vel som i tiltak for å håndtere utfordringene på en god måte.
Videre risikokartlegging gjennom konkuransegjennomføring
Ut fra overordnet planlegging av anskaffelse bør det stilles relevante krav til leverandør gjennom bruk av standardvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter, eventuelt videre kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier.
Informasjon som blir tilgjengelig fra tilbydere gir ytterligere informasjon som kan brukes til å utdype risikoanalysen knyttet til anskaffelsen.
For offentlig sektor vil kartleggingen bl.a. innebefatte å benytte informasjon, kunnskap og dokumentasjon som leverandør innehar. Leverandør skal inneha oversikt over bl.a. risiko på land- og sektornivå og kunnskap om hvordan prioritere basert på mest vesentlig negativ påvirkning mennesker, samfunn og miljø. Virksomheten må imidlertid selv gjøre sine innledende vurderinger av risiko og prioritering før anbudene leveres og bør basere disse på et bredere sett med kilder enn informasjon fra leverandørmarkedet alene.
Risikokartlegging som del av kontraktsoppfølging
Etter tildeling av kontrakt er det fornuftig å hente frem risikoanalysen som en påminnelse om hvilken «risikosone» oppdragsgiver går inn i. Er det leverandøren med den mest risikoutsatte leverandørkjeden som vant? I så fall, hva betyr det for valg av strategi for kontraktsoppfølging?
God oppfølging av leverandørs arbeid for å respektere grunnleggende menneskerettigheter forutsetter kunnskap om risikobildet og kjennskap til ulike metoder og tiltak for oppfølging. Kartlegging av virksomhetens påvirkning på mennesker, samfunn og miljø må derfor også inngå i kontraktsoppfølgingen for å redusere og forebygge risiko for menneske, samfunn og miljø. Når oppdragsgiver stiller krav til etisk handel som kontraktsvilkår må kravene følges opp. Nivå og intensitet på kontraktsoppfølging er styrt av risiko, og oppfølgingen vil derfor være mer eller mindre ressurskrevende.
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Stanse, forebygge eller redusere handler om å håndtere funn fra kartleggingen på en god måte. For offentlig sektor vil kartleggingen bl.a. innebefatte å benytte informasjon, kunnskap og dokumentasjon som leverandør innehar. Der det er kartlagt risiko for potensielt negative konsekvenser eller med stor sannsynlighet er faktiske negative konsekvenser må egnede tiltak iverksettes. Risikokartleggingen kan brukes til å prioritere hvor tiltak bør settes inn.
Faktisk negativ påvirkning/skade som virksomheten forårsaker eller bidrar til må stanses, forebygges og reduseres. Virksomheter som er direkte forbundet med negativ påvirkning må bruke sin innflytelse til å få forretningsforbindelser (f.eks. leverandører) til å stanse, forebygge eller redusere dette. Dette innebærer bl.a. å utvikle og iverksettes planer og rutiner for å håndtere risiko, og kan kreve endringer i egne strategier, policyer og styringssystemer. Hvilke tiltak virksomheten gjør for å svare på de mest vesentlige utfordringene for mennesker, samfunn og miljø vil variere på bakgrunn av hvordan virksomheten er involvert og hva utfordringene er. Likevel er det noen områder som er verdt å se på for alle.
Reduksjon av miljø- og klimafotavtrykk vil variere fra virksomhet til virksomhet. Virksomheters påvirkning på klima handler om klimagassutslipp fra hele produktets livssyklus, fra uttak av råvarer, via produksjon og transport, til salg, bruk og etter-bruk av produkter. Miljøpåvirkning kan dreie seg om lokal forurensing, om uttak av knappe ressurser (for eksempel vannkrevende produksjon i et område med vannknapphet), og om tap av biologisk mangfold (for eksempel avskoging). For eksempel vil det for energikrevende produksjon innebære å legge om til fornybar energi og mer energieffektiv produksjon.
Egen innkjøpspraksis (sourcing) har stor påvirkning på mennesker, samfunn og miljø. Innkjøpspraksis med aggressive prisforhandlinger, unøyaktige prognoser, sene ordrer, korte ledetider og endringer i siste øyeblikk setter leverandører under intenst press og kan føre til dårligere arbeidsforhold og lav lønn for arbeidstakere. Tiltak knyttet til egen innkjøpspraksis vil derfor kunne ha stor betydning for å forbedre arbeidsforhold i leverandørkjeden, og for virksomhetens utvikling mot en bærekraftig forretningspraksis. Se 1202-EN_Veileder innkjøpspraksis.
Valg av produkter og sertifiseringer kan være sentralt for å redusere risiko for negativ påvirkning. Valg knyttet til råvare eller ferdig produkt, utvikling/design eller optimalisering av produkt eller produksjonsprosesser har konsekvenser for mennesker, samfunn og miljø. Å ta de gode valgene som fører til bedre forhold kan både forebygge og redusere for risiko. Å velge noe bort kan også være et valg i en mer bærekraftig retning. Sertifiseringsordninger på råvare, produksjonsprosess, sporbarhet, miljø o.l. kan være gode verktøy.
Støtte aktivt opp om fri fagorganisering og kollektive forhandlinger, eller der lovverket ikke tillater dette, støtte aktivt opp om andre former for demokratisk valgt arbeiderrepresentasjon, er et viktig langsiktig grep. Fagforeningsfrihet og retten til å organisere seg legger grunnlaget for at arbeidstakere kan legge frem og diskutere felles utfordringer og bekymringer med arbeidsgivere. Dette er sentralt for å heve arbeidsstandarder og for å forbedre praksis på arbeidsplassen knyttet til f.eks. diskriminering og lønn. Fri fagorganisering og kollektive forhandlinger får vesentlig mindre fokus enn andre grunnleggende rettigheter, selv om de er gjenstand for større aktiv motstand fra både leverandører og myndigheter. Ansvarlige virksomheter anerkjenner derfor fraværet av uavhengige fagforeninger som en viktig risikofaktor i seg, og også et effektivt virkemiddel for å forebygge og redusere risiko knyttet til negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø i hele leverandørkjeden. Se veileder om fagforeningsfrihet og arbeiderrepresentasjon.
Bidrag til utvikling, kompetanseheving og opplæring av leverandører og arbeidere i leverandørkjeden kan være viktige tiltak for å forebygge og redusere risiko for negativ påvirkning og for å møte standarder knyttet til mennesker, samfunn og miljø. Andre bidrag som f.eks. investeringer i nye, mer klimavennlige maskiner eller produksjonsprosesser kan være relevant.
Egnede tiltak knyttet til risiko i leverandørkjeden, kan innebære at forretningsforholdet fortsetter mens risikoen reduseres, eller det kan bety at suspensjon av leverandøren er mest hensiktsmessig. Der hvor mange forsøk på å redusere risiko har mislykkes, kan avslutting av forholdet være passende respons, som en siste mulighet. Før avslutning av forretningsforhold må uansett virksomheten vurdere mulig negativ påvirkning og konsekvenser på sosiale og økonomiske forhold for mennesker og samfunn.
Å adressere systematiske utfordringer
Sosial dialog
Virksomheters vellykkede håndtering av negativ påvirkning på mennesker, samfunn og miljø er et avgjørende bidrag til FNs bærekraftsmål.
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Overvåkning av gjennomføring og resultater handler først og fremst om å vurdere om identifiserte skader faktisk har blitt håndtert. Det er også relevant å måle effekten av systematikken og eget arbeid i hvert trinn i aktsomhetsvurderingene ved å for eksempel etablere passende kvalitative og kvantitative måleindikatorer som kan vise hvorvidt virksomheten gjør gode aktsomhetsvurderinger ved anskaffelser og i kontraktsoppfølging.
Virksomheten må ha systematikk og rutiner på plass for å kunne fange opp og kritisk vurdere egne konklusjoner, prioriteringer og tiltak som er gjort som en del av aktsomhetsvurderinger. Eksempelvis: Er kartlegging og prioritering av mest negativ påvirkning gjort på en faglig god og troverdig måte, og som reflekterer de faktiske forholdene? Virker tiltakene for å stanse, forebygge og/eller redusere virksomhetens negative påvirkning/skade etter hensikten? Er skade gjenopprettet der det er relevant? Dette kan gjelde tiltak virksomheten gjør selv og som utføres av eller i samarbeid med andre (f.eks leverandører).
Her må man stille seg to spørsmål:
Gjør vi det vi sier vi skal gjøre?
Fungerer det vi gjør?
Virksomheten bør gjennomføre jevnlig vurderinger av eget arbeid og presenterer evalueringene for ledelsen.
Erfaringene virksomheten gjør seg med arbeidet med aktsomhetsvurderinger ved anskaffelser og i kontraktsoppfølging brukes for å forbedre prosesser og resultater i fremtiden.
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Redegjør for virksomhetens aktsomhetsvurderinger
Kommunikasjon og rapportering handler om å redegjøre for virksomhetens aktsomhetsvurderinger, både på prosessnivå og med informasjon om kartlagte faktiske eller potensielle negative konsekvenser. Rapportering eller annen kommunikasjon bør gjøres tilgjengelig for interessenter og potensielt skadelidende.
Rapportering og åpenhet er nødvendig for å skape tillit til at virksomheten faktisk tar ansvar. For å kunne verifisere at alvorlige risiko for brudd på menneske- og arbeidstakerrettigheter blir adressert, må oppdragsgiver kunne måle effekten av handlinger og aktiviteter.
Gode, konkrete mål sikrer fremdrift
Rapportering er med på å sikre fremdrift og dokumentasjon på det virksomheten gjør, og hjelper deg å evaluere tiltak som settes i gang. Å sette gode, konkrete mål med tydelig ansvar og frister kan være utfordrende, men vil sikre fremdrift. Se seksjon om forankring som tar for seg utarbeidelse av strategi/handlingsplan, tydelige ansvarslinjer og organisering, inkludert
rapporteringsrutiner til ledelse.
Kommunikasjon om utfordringer skaper tillit
Både intern og ekstern kommunikasjon er sentralt i denne sammenheng. Kommunikasjon bidrar til å styrke den interne forankringen. Åpen kommunikasjon om muligheter og utfordringer er også med på å skape tillit. EHN ser en trend der selskaper i økende grad rapporterer på det som er «ubehagelig», for eksempel funn av tvangsarbeid og hvordan tvangsarbeid håndteres.
Ikke vær naiv
Forutsetningen for god kommunikasjon er at den bygger på konkrete aktiviteter og resultater. Dette gjelder både intern og ekstern kommunikasjon. Ikke fall for fristelsen til å garantere at alt er i orden i alle innkjøp. Opplever dere leverandører som garanterer at de har gode arbeidsforhold i hele leverandørkjeden, er det grunn til å være på vakt.
Du kan bruke årsrapporten, en egen rapport, nettsider, sosiale medier, blogg, produktkataloger, brosjyrer eller andre kommunikasjonskanaler til å fortelle om hva dere gjør knyttet til etisk handel.
Uansett gjelder noen grunnleggende prinsipper:
For å bidra til økt oppslutning om etisk handel kan flere aktiviteter være hensiktsmessige:
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Når en virksomhet har identifisert at den har forårsaket eller bidratt til skade på mennesker, samfunn eller miljø, håndteres skaden gjennom å sørge for eller samarbeide om gjenoppretting. Gjenoppretting kan innebære økonomisk erstatning eller kompensasjon, en offentlig beklagelse, eller at skaden på annet vis rettes opp. Det handler også om å sørge for, eller samarbeide om, tilgang til klageordninger for arbeidere og/eller lokalsamfunn slik at de kan få sin sak hørt og håndtert.
Bidra til gjenoppretting
Ved inngåelse av leverandørkontrakter, hvor det viser seg at leverandøren, enten direkte eller indirekte, har bidratt til skade på mennesker, samfunn og miljø, forventes det at også oppdragsgiver bidrar til gjenoppretting. Grad av bidrag til gjenoppretting fra oppdragsgiver kan i denne sammenheng variere. I mange tilfeller vil den mest aktuelle handlingen for offentlig sektor være, som et minimum, å påse at leverandør utfører sin plikt til å bidra til gjenoppretting videre i leverandørkjeden. (Kontraktsoppfølging på pkt. 2.6 i kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden, utarbeidet av DFØ og EHN).
Logg deg inn på medlemssidene for å få tilgang til ytterligere ressurser og verktøy.
Bærekraft 17 (inspirert av bærekraftsmål 17) er et samarbeidsprosjekt for å styrke arbeidet med etisk handel i offentlige anskaffelser i regi av Etisk handel Norge og medlemmer i offentlig sektor. Bærekraft 17 skal gi harmoniserte og effektive anskaffelsespraksiser av høy kvalitet, som fremmer respekt for grunnleggende arbeidstaker- og menneskerettigheter i risikoanskaffelser.
Potensialet i Bærekraft 17 er stort. Smart organisering og deling av informasjon vil gi en langt bedre utnyttelse av ressurser. Prosjektet vil bidra vesentlig til harmonisering og forenkling av krav, verktøy og prosesser, noe som også vil innebære forenkling og forutsigbarhet for leverandører – og likebehandling. Gjennom systematisk kompetansebygging av oppdragsgivere og leverandører vil kvaliteten i kontraktsoppfølgingen heves betraktelig, som igjen øker sannsynligheten for reell effekt på utsatte arbeidere i leverandørkjeden.
Bærekraft 17 er organisert i kategoriteam. Hvert team har ansvar for sin kategori.
Det er gjort viktig arbeid innen kategoriene «bygg og anlegg», «medisinsk utstyr og forbruksmateriell» og «tekstiler og arbeidstøy». Ut over dette går det et løpende arbeid på utvikling av tildelingskriterier for etisk handel.
Det er også økt fokus på IKT og vi vil legge til rette for samlinger også med dette som tema.
Bærekraft 17 har en referansegruppe som består av Oslo kommune, Stavanger kommune, Statsbygg, Sykehusinnkjøp, Bergen kommune og Etisk handel Norge. Sistnevnte er også prosjektleder og sekretariat.
Kategoritemaene dekker det risikospekteret som er viktigst innenfor ulike produksjonsmetoder og for relevante geografier, med bakgrunn i Etisk Handel Norges Prinsipperklæring.
For mer informasjon om prosjektet, kontakt Jonas Holmqvist i Etisk handel Norge.
Her kan du lese aktuelle saker om prosjektet:
https://www.anbud365.no/regelverk/etisk-handel-prosjekt-vi-onsker-a-bevege-norge/
https://www.anbud365.no/regelverk/offentlige-innkjopere-gar-sammen-om-a-folge-opp-leverandorkjeder/
Dette innholdet er kun tilgjengelig for medlemmer – les mer om medlemskap her.
