Etisk handel Norges medlemmer er forpliktet til å oppfylle et objektivt definert kvalitetsnivå for aktsomhetsvurderinger innen to års medlemskap, kalt Etisk handel Norges basisnivå for aktsomhetsvurderinger.
For å oppnå Basisnivå må medlemmet fylle ut en egenvurdering som følger trinnene i OECDs modell for aktsomhetsvurderinger, oppfylle gitte dokumentasjonskrav samt svare ut spørsmålene stilt i Etisk handel Norges rapporteringsløsning.
Basisnivå for bedriftsmedlemmer og større sivilsamfunnsorganisasjoner ble lansert i 2019. Siden rapporteringsåret 2022 har vi vurdert medlemmer fra offentlig sektor opp mot et basisnivå tilpasset offentlige anskaffelser. Siden rapporteringsåret 2023 har mindre organisasjonsmedlemmer også blitt vurdert opp mot et noe enklere basisnivå.
Dokumentasjonskravene gjør nivåvurderingen objektiv og etterprøvbar. Etisk handel Norge har interne rutiner for å kvalitetssikre vurderingen. Nivåvurdering foregår i forbindelse med årlig rapportering fra medlemmene. Utover Basisnivå, vurderer også Etisk handel Norge de bedriftsmedlemmene som ønsker det opp mot to mer avanserte nivåer, kalt Gjennomfører og Ledende. Medlemsrapportene markeres med oppnådd nivå på forsiden.
Oppnådd Basisnivå for aktsomhetsvurderinger danner et godt grunnlag for etterlevelse av åpenhetslovens krav, særlig åpenhetslovens § 4. Plikt til å utføre aktsomhetsvurderinger og § 5. Plikt til å redegjøre for aktsomhetsvurderinger. Åpenhetslovens § 4. viser eksplisitt til de seks trinnene i OECDs modell for aktsomhetsvurderinger, de samme seks trinnene som er
operasjonalisert gjennom rapportering, egenvurdering og dokumentasjonskrav i Basisnivå.
Mange medlemmer bruker deres medlemsrapport til å svare ut forpliktelsen om å redegjøre for aktsomhetsvurderinger etter åpenhetsloven § 5. Etisk handel Norges rapporteringsmalen er tilpasset for å speile formkravene i åpenhetsloven § 5., inkludert mulighet for å laste opp underskrevet erklæring fra styre.
Basisnivå er det første av tre nivåer i Etisk handel Norges nivåvurdering av aktsomhetsvurderinger. Medlemmene krysser selv av for egenvurdering knyttet til hvert av nivåene og får en tilbakemelding fra rådgiver i Etisk handel Norge basert på vurdering opp mot dokumentasjonskrav.
Medlemsforpliktelse innen to års medlemskap for medlemmer Grunnleggende retningslinjer og rutiner for aktsomhets-vurderinger er etablert Vurdert siden rapporteringsåret 2019
Frivillig nivåvurdering for medlemmer Retningslinjer og rutiner for aktsomhets-vurderinger er dokumentert og operasjonalisert Vurdert siden rapporteringsåret 2022
Frivillig nivåvurdering for medlemmer Medlemmet setter mål for og målel faktiske forbedringer i leverandørkjeden Vurdert siden rapporteringsåret 2025
| Oppsummering dokumentasjonskrav Basisnivå | Besvares i rapporteringen | Last opp egen dokumentasjon | |
| 1.1 | Link til offentlig tilgjengelig policy for egen virksomhet i tråd med krav til basisnivå. | Besvares under 1.A.1. | |
| 1.2 | Organisasjonskart som viser hvem som har ansvar for aktsomhetsvurderinger. | Last opp dokumentasjon. | |
| 1.3 | Beskrivelse av hvordan arbeidet med aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis er organisert, inkludert rapporteringslinjer. | Besvares under 1.B.1. | |
| 1.4 | Strategi, ambisjon eller overordnede mål for aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis. | Last opp dokumentasjon. | |
| 1.5 | Handlingsplan for det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis. Handlingsplanen skal inkludere SMARTE-mål og aktiviteter, tydelig definere ansvar og inneholde planer relatert til tiltak for å håndtere de prioriterte risikoene identifisert i risikokartleggingen. | Last opp dokumentasjon. | |
| 1.6 | Link til offentlig tilgjengelige Retningslinjer for leverandører i tråd med Basisnivå. | Besvares under 1.D.1. | |
| 1.7 | Minimumskriterier for samarbeid med leverandører. | Last opp dokumentasjon. | |
| 1.8 | Beskrivelse av kommunikasjon med leverandører om aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis. | Besvares under 1.D.1. | |
| 1.9 | Oversikt over prioriterte risikoområder, inkludert begrunnelse for prioriteringen og kildebruk. | Besvares under 2.A.1; 2.A.2; 2.A.3 | |
| 1.10 | Dokumentasjon på risikokartleggingen som viser hvordan dere har utført risikokartleggingen og forklarer prioriteringene dere har gjort. | Last opp dokumentasjon | |
| 1.11 | Status for gjennomførte tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning. | Besvares under 3.B og 3.A.1-3.A.6. | |
| 1.12 | Beskrivelse av ansvarsfordeling og organisering av arbeidet med overvåkning og evaluering av aktsomhetsvurderinger. | Besvares under 4.A.1. | |
| 1.13 | Lenke til offentlig tilgjengelig dokumentasjon på foreløpige klima-arbeid og/ eller klimaregnskap (basisnivåkrav f.o.m. rapportering for 2023). | ||
Oppsummering dokumentasjonskrav | Besvares i rapporteringen | Last opp egen dokumentasjon | |
2.1 | Link til offentlig tilgjengelig policy på relevante språk, som et minimum på engelsk. | Besvares under 1.A.1. | |
2.2 | Beskrivelse av hvordan policy er forankret. | Besvares under 1.A.3. | |
2.3 | Rutine for aktsomhetsvurderinger som inneholder beskrivelse av intern forankring og organisering. | Last opp dokumentasjon. | |
2.4 | Strategi for aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis som reflekterer prioritert risiko. | Last opp dokumentasjon. | |
2.5 | Handlingsplan med SMARTE-mål og aktiviteter som reflekterer prioritert risiko internt i virksomheten og i leverandørkjeden. Handlingsplanen skal inneholde kortsiktige og langsiktige mål. | Last opp dokumentasjon. | |
2.6 | Rutine for vurdering av nye leverandører. | Last opp dokumentasjon. | |
2.7 | Minimumskriterier for leverandører som er tilpasset virksomheten og relevante innkjøp. | Last opp dokumentasjon. | |
2.8 | Dokumentasjon for vurderinger som underbygger prioritert risiko. | Besvares under 2.A.2 | Last opp dokumentasjon (valgfri) |
2.9 | Status for gjennomførte og planlagte tiltak for å stanse, forebygge og redusere negativ påvirkning. Disse må reflektere prioritert risiko. | Besvares under 3.B og 3.A.1-3.A.8. | |
2.10 | Dokumentasjon som viser bruk av indikatorer for å følge opp risiko for negativ påvirkning | Besvares under 4.A.1. | Last opp dokumentasjon (valgfri) |
2.11 | Lenke til offentlig tilgjengelig klimaregnskap. | Besvares under 5.A.2. | |
2.12 | Rutine for gjenoppretting. | Besvares under 6.A.1 | Last opp dokumentasjon (valgfri) |
2.13 | Beskrivelse av arbeid for å øke bevissthet rundt klagemekanismer i egen virksomhet, i leverandørkjeden og hos forretningsforbindelser. | Besvares under 6.B.1 | |
Måltall og data for minst seks effektindikatorer fra tre relevante temaområder definert i 4.A.3. Indikatorene skal vise utvikling over minimum to år. Temaene må samsvare med risikokartleggingen i trinn 2.
Forslag til effektindikatorer er definert for følgende femten temaområder:
Oppsummering dokumentasjonskrav Basisnivå | Besvares i rapporteringen | Last opp egen dokumentasjon | |
1 | Link til offentlig tilgjengelig anskaffelsesstrategi/policy for egen virksomhet i tråd med krav til basisnivå under 1A. | Besvares under 1.A.1. |
|
2 | Organisasjonskart som viser hvilke funksjoner som har ansvar for aktsomhetsvurderinger i anskaffelser. Last opp dokumentasjon. |
| Last opp dokumentasjon. |
3 | Beskrivelse av hvordan arbeidet med aktsomhetsvurderinger i anskaffelser er organisert, inkludert rapporteringslinjer. | Besvares under 1.B.1. |
|
4 | Anskaffelsesstrategi, vedtatt av politisk ledelse. |
| Last opp dokumentasjon eller legg ved lenke. |
5 | Handlingsplan for det videre arbeidet med aktsomhetsvurderinger for bærekraftig forretningspraksis. Handlingsplanen skal inkludere SMARTE-mål* og aktiviteter, tydelig definere ansvar, og inneholde planer relatert til tiltak for å håndtere de prioriterte risikoene identifisert i risikokartleggingen. |
| Last opp dokumentasjon. |
6 | Beskrivelse av kommunikasjon med leverandører om bærekraftig forretningspraksis i anskaffelser. | Besvares under 1.D.1. |
|
7 | Kontraktsvilkår for ivaretakelse av grunnleggende menneskerettigheter i leverandørkjeden. |
| Last opp dokumentasjon. |
8 | Oversikt over prioriterte risikoområder/kontrakter/anskaffelser, inkludert begrunnelse for prioriteringen og kildebruk. Inkluderer også årsaksanalyse. | Besvares under 2.A.1; 2.A.2; 2.A.3; 2.A.4 |
|
9 | Iverksatte tiltak for å stanse, forebygge og redusere. | Besvares under 3.A.1, 3.B.1; 3.B.2; 3.B.3; 3.B.4; 3.B.5;3.B.6; 3.B.7 |
|
10 | Beskrivelse av ansvarsfordeling og organisering av arbeidet med overvåkning og evaluering av aktsomhetsvurderinger. | Besvares under 4.A.1 | |
11 | Lenke til offentlig tilgjengelig dokumentasjon på foreløpig klimaarbeid og/eller klimaregnskap | Last opp dokumentasjon. | |
1. Policy for egen virksomhet som reflekterer Etisk handel Norges prinsipperklæring. |
nye partnerskap utføres. |
status |
