Rundt 9000 virksomheter jobber nå for å ferdigstille sin redegjørelse før årets frist 30. juni. Forbrukertilsynet gjorde en kontroll av 500 virksomheter etter redegjørelsene ble publisert i fjor sommer som viste at flere har et stykke å gå når det kommer til implementering av loven og arbeid med aktsomhetsvurderinger.
Vi får mange spørsmål fra virksomheter om hvordan de skal utføre og redegjøre for aktsomhetsvurderinger. Som ledende fagmiljø har vi lang erfaring med både store og små virksomheter, og en rekke bransjer.
Her er våre 10 tips til hvordan få en god redegjørelse:
Start (helst) tidlig med redegjørelsen – Aktsomhetsvurderinger er et kontinuerlig arbeid. Jo bedre dere har jobbet gjennom hele året, dess enklere er det å skrive redegjørelsen.
Involver flere i arbeidet og samarbeid internt i organisasjonen. Redegjørelse og aktsomhetsvurderinger er en god måte å øke kunnskap om etisk handel på og sikre forankring.
Beskriv godt hvordan aktsomhetsvurderinger er integrert i arbeidsprosesser, hvem som har ansvaret og rutiner for gjennomføring. Det kan være faste møter, policy, minimumskrav etc.
Beskriv risikoene godt – hvilken metode dere brukte for å kartlegge risiko, hvilke risikoer dere fant, hvilke dere valgte å prioritere og hvorfor. Beskriv også risikoer dere fant, men ikke valgte å ta med, da dette kan være noe dere ser på senere. Hvis det var deler av selskapet som ikke var med i kartleggingen – beskriv dette også.
Vær forsiktig med å skrive at dere er trygge på, eller vet at dere ikke har risikoer. Om dere ikke har avdekket risiko gjennom f.eks spørreundersøkelser, så betyr det ikke at dere ikke har risiko i leverandørkjeden.
Ha spesifikke tiltak til risikoene som er målbare. tidsbestemte, realistiske med fordelt ansvar.
Tør å skrive at dere ikke har alt på plass. Forbrukertilsynet sier at de beste redegjørelsene ofte er de som er åpne og ærlige, viser risiko, og forbedringsområder.
Ha informasjonen lett tilgjengelig på nettsiden – maks to klikk fra forsiden og husk å informere styret og ledelse om hvor den ligger.
Husk styresignatur.
Be om hjelp ved behov og bruk gjerne Åpenhet om ansvar til inspirasjon. I rapporten Åpenhet om ansvar viser vi god praksis eksempler fra våre medlemmers redegjørelse på arbeid med aktsomhetsvurderinger.
Beer Sten er en familiebedrift som har produsert og levert naturstein gjennom mange generasjoner. Beer Sten er medlem av Etisk handel Norge, de jobber systematisk med HMS og har HMS som en av sine vesentlige risikoer (salient risks) i aktsomhetsvurderingene.
Hvordan jobber Beer Sten med HMS?
– Vi jobber direkte i leverandørkjeden med å informere og spre kunnskap om hvorfor det er viktig å ha et kontinuerlig fokus på HMS, sier daglig leder Monica Midtun Sander
– Vi snakker med ledere, men også direkte med arbeidere. Vi etterstreber å kommunisere på lokalt språk og med bilder og eksempler ved behov, sier hun.
Noen ganger tar de med ulike former for verneutstyr ut i produksjonen og lar arbeidere teste ut nye briller, masker eller annet. Gjennom handlingene formidler de ikke bare kunnskap, men viser at HMS er viktig ved å bruke tid på dette når de besøker leverandører.
De har også en innkjøpspolicy som sier at de aldri benytter en ny leverandør uten å selv ha besøkt fysisk og sjekket fabrikken eller produksjonsfasilitetene først.
Beer Sten gjør egne eller tredjeparts revisjoner hos leverandører og de gjør en årlig aktsomhetsvurdering der de kartlegger risiko knyttet til HMS i leverandørkjeden. De sender ut et spørreskjema en gang i året til alle leverandører der de stiller spørsmål om rutiner, utfordringer og eventuelt muligheter knyttet til HMS. Aktsomhetsvurderingene og svarene i spørreskjema følges opp både i fysiske og digitale møter hos leverandørene.
– Vi er klare og tydelige i dialogen vår med leverandør om at HMS er viktig og at vi gir innspill knyttet til spesifikke utfordringer eller når vi ser et forbedringspotensial, sier Monica Sander (bilde).
Hvilke utfordringer møter Beer Sten i arbeidet?
Mye av Beer Stens fokus og oppfølging er rettet mot bruk av Personal Protection Equipment (PPE), utstyr som reduserer farer som kan forårsake alvorlige skader eller sykdommer. Utfordringen er at det kan være vanskelig å finne PPE som er effektivt og behagelig. Det kan føles ubehagelig eller uvant, noe som gjør arbeiderne motvillige til å bruke det.
Holdninger, handling og kunnskap kan også være utfordrende, og gammel vane er vond å vende. Det å endre gamle mønster og holdninger er svært krevende.
– Vi opplever «det skjer ikke meg»-holdninger. Arbeiderne sier at det går bra og at de ikke blir skadet, så de velger å ikke bruke verneutstyr fordi de synes det er mer behagelig uten, sier Sander.
Sander understreker at mangel både på kunnskap og konsekvenstenking er utfordrende. Dette kan gjelde både hos arbeidere, men også i ledelse administrasjon hos deres leverandører. Videre sier hun at konsekvensene av å ikke ta HMS på alvor ofte undervurderes.
En annen utfordring er distanse og kulturelle forskjeller.
-Distanse til leverandørene kan skape utfordringer i forhold til å videreformidle kunnskap, samt kontrollere ofte nok til å skape gode vaner og varig endring, sier Sander.
– Vi møter noen ganger store kulturelle forskjeller i andre land. Men vi kan også møte utdaterte holdninger i Norge, avslutter hun.
Hvilke tiltak har vært mest effektive?
– De mest effektive tiltakene er besøk av fabrikk før handel. På denne måten kan de unngå useriøse aktører og utvikle samarbeid med seriøse aktører, sier Sander.
I tillegg løfter hun frem jevn og tydelig kommunikasjon med leverandør og direkte dialog ute i produksjon som gode og effektive tiltak.
HMS er et av Etisk handel Norges 13 prinsipper for bærekraftig forretningspraksis som alle våre medlemmer er forpliktet til å jobbe etter. Her er flere saker og arrangement om HMS:
300 deltakere og fullsatt sal på Dansens Hus forrige uke viser at arbeid med bærekraftig forretningspraksis og ansvarlig handel er høyt på agendaen hos mange. Konferansen hadde flere eksperter og anerkjente personer på scenen, med internasjonalt og nasjonalt perspektiv på sine innlegg. I tillegg deltok flere av Etisk handel Norge sine egne rådgivere i faglige samtaler og debatter. Det faglige nivået på konferansen ble også trukket frem som svært bra av deltakere i evalueringen.
Ny næringsminister gjestet konferansen som sitt første oppdrag
Cecilie Myrseth gjestet Årskonferansen som sitt første oppdrag som næringsminister og oppfordret alle til å være bevisst i sitt ansvar. Hun understreket behovet for at statlige selskaper tar ledelsen i å respektere menneskerettigheter og ivareta miljøet på tvers av hele leverandørkjeden. Regjeringen forventer at alle norske selskap gjør det samme, uansett hvor selskapene opererer, og hvem de samarbeider med. Myrseth minnet alle om at profitt aldri må gå på bekostning av menneskerettigheter og et ansvarlig arbeidsliv.
Daglig leder i Etisk handel Norge, Heidi Furustøl i sitt første møte med vår nye næringsminister Cecilie Myrseth.
Veien mot et lavutslippssamfunn og Åpenhetsloven 2.0
Kristin Halvorsen fra Cicero fortalte at for å omstille oss mot et lavutslippssamfunn må vi tenke annerledes på hva som er lykken i livet, og forstå og anerkjenne at ting blir dyrere slik at vi kan ta bedre vare på miljøet og menneskene. Videre poengterte hun at Norge er mye verre enn sine naboland på utslipp, at Norge er en versting på ressursbruk, og at vi derfor ikke kan fraskrive oss et ansvar i omstillingen. Hun brukte UFF-modellen for å beskrive hvordan; unngå, flytt gjennomføringen eller aktiviteten, forbedre teknologi og ressursbruk. Halvorsen satt også i panel med Marcus Hartmann fra HM hvor de diskuterte bidrag til og påvirkning på lavutslippssamfunnet.
Underdirektør Christoffer Bjørnum i Forbrukertilsynet fortalte at det første året med Åpenhetsloven har nivået på redegjørelser vært svak. En av fem manglet redegjørelse på nettsidene. Av 500 kontrollerte virksomheter bryter en femtedel kravet om at redegjørelsen skal offentliggjøres. Han oppfordret alle til å ikke sende skjema til alle leverandører for tilbakemeldinger. Det er ikke der man skal begynne kartleggingen av risiko i leverandørkjeden. Det må være et systematisk arbeid basert på aktsomhetsvurderinger. En evaluering av Åpenhetsloven, med påfølgende revidering vil komme, men tidspunktet er for tidlig å fastsette.
Fra Marit Holter-Sørensen i DFØ fikk vi en sniktitt på modenhetsunderøkelsen som viser offentlig sektors arbeid med etisk handel.
Historiske og globale perspektiv
Jonas Bals snakket om arbeiderbevegelsens betydning for medbestemmelse og frihet fra 1800 tallet og frem til i dag, og avsluttet med at mulighet for medbestemmelse fortsatt er en utfordring i dag. Han minnet oss på at den som kjemper risikerer å tape, men den som ikke kjemper har allerede tapt!
Atle Høie, generalsekretær i IndustryAll Global Union hadde et tydelig budskap til alle tekstilselskap å følge opp helse, miljø og sikkerhet i leverandørkjeden og i høyrisikoland og oppfordret alle til å bli medlem av Accord-avtalen. Accord er et sett med juridisk bindende avtaler mellom globale fagforeninger, IndustriALL og UNI Global Union, og ulike merker og forhandlere. Avtalen er til for å gjøre klesfabrikker til trygge og sunne steder å jobbe.
Videre hadde vi med oss Laura Murphy på video fra USA. Hun er politisk rådgiver for the Undersecretary for strategy, policy and plans ved the U.S Department of Homeland Security
Murphy heiet frem Norges Åpenhetslov og sa at reguleringer var viktig for å lykkes, og da er det imidlertid viktig at alle er med. Videre trakk hun frem viktigheten av å anerkjenne menneskene i hele leveandørkjeden; menneskene som jobber for deg, og som du tjener penger på ikke bare er de på kontoret ditt, men også de tause arbeiderne lengst ned i leverandørkjeden. Det er de som ofte er mest utsatt for menneskerettighetsbrudd.
Samarbeid og god dialog = god praksis
Flere selskap delte sine erfaringer. Blant annet Freyr ved Frode Hvattum og Blåbær Production ved Isabel Fredriksen. Begge snakket om viktigheten av samarbeid med organisasjoner for å utgjøre en større forskjell i leverandørkjeden. Blåbær som et lite selskap med fire ansatte, trakk også frem tett dialog og forutsigbarhet i samarbeid med leverandører. Videre å unngå ovenfra- og ned tilnærmingen i møte med leverandører, og å være seg bevisst forskjell i kunnskapsnivået som er ganske ulikt basert på hvor i verdikjeden en er. Det er også viktig å være tålmodig, jobbe langsiktig, samt velge ut leverandører som har forståelsen for arbeidet med aktsomhetsvurderinger.
Fredriksen deltok i panel med Tone Cecilie Faugli fra Fairtrade Norge og Atle Høie fra IndustryAll om levelønn hvor de diskuterte hvordan oppnå levelønn og om Fairtrade er for dyrt, hvor Fairtrade poengterer anstendig betaling må til, og alle aktører har et ansvar.
Ansvarlighet gir konkurransekraft og positivt omdømme
I arbeid med aktsomhetsvurderinger og gjøre etisk handel til et konkurransefortrinn trakk Johnny Ottesen fra VOICE frem viktigheten av å være ærlig på det bedriften er god på og det man ikke er god på, samt finne ut hvordan bedriften kan bli hel ved. Elisabeth Hunter snakket om at Vinmonopolet som en statlig eid, – ikke-konkurransedrevet virksomhet, benytter arbeidet med etisk handel som positivt i omdømmebygging, og for å vise vilje og evne til å gjøre en forskjell.
Konferansen ble avsluttet med Etisk handel-prisen, hvor Backe AS stakk av med seieren. Vi gratulerer nok en gang. Her kan du lese saken om prisen.
Takk til alle som deltok!
Tusen takk til alle som delte dagen med oss – og takk til alle som har gitt oss tilbakemelding. Det er viktig for oss og nyttig for det videre arbeidet. Evalueringen viser at deltakerne var enten svært fornøyd eller fornøyd med konferansen i sin helhet, og satt spesielt pris på variasjonen av innhold, både innlegg som hadde et globalt perspektiv og fra medlemmers virksomheter. Flere kommenterte også at det var veldig positivt og lærerikt med videoer fra prosjektene våre.
Det er alltid rom for forbedringer, og noe av det som ble trukket frem som konstruktive tilbakemeldinger, var lengre tid til innleggene, mer dialog og tid til nettverksbygging i pausene. Dette er noe som tas med inn i planleggingen for neste år.
Til dere som gleder dere til neste års konferanse , så kan dere holde av uke 17. Vi kommer raskt tilbake til nøyaktig dato. Da er det også 25 års jubileum, så vi gleder oss til å starte planleggingen allerede nå.
