Initiativ for etisk handel

Oppfordret leverandører til å si nei

Allsidige Nord ønsket å bli informert når de presset leverandør for mye både når det gjaldt pris, leveringstider og annet som kunne føre til brudd på retningslinjene for etisk handel.

Allsidige Nord AS
Allsidige Nord AS
Om virksomheten: Allsidige Nord (AN) er leverandør av miljøvennlige, gjenbrukbare handleposer og nett, papirposer/esker samt dekkbager, kjølebager og spesialprodukter for person- og bedriftsmarkedet. Produktene lages hovedsakelig i Kina. Siden selskapet ble stiftet i 2007, har virksomheten vært basert på prinsippene om miljøvern og etisk handel. 3 ansatte, 6 leverandører Omsetning på 7 millioner (2014). Handler både direkte (30%) og gjennom agent (70%).
Kontaktperson: Anders Bredesen. E-post: anders(at)allsidigenord.no

Mål

Allsidige Nord ønsket å bli informert når de presset leverandør for mye både når det gjaldt pris, leveringstider og annet som kunne føre til brudd på retningslinjene for etisk handel.

Bakgrunn

Etter et år i drift, oppdaget Allsidige Nord at noen produsenter klaget over lavt volum etter at bestilling var lagt inn og ikke ønsket å fortsette som leverandør. På dette stadiet bestilte AN alltid minst 1000 bærenett. AN sin tanke var at selv mindre kunder da hadde muligheten til å benytte miljøvennlige posealternativer. Etter å ha blitt konfrontert med problemet, ønsket de å undersøke litt nærmere hvordan denne misnøyen hadde oppstått.

Allsidige Nord oppsøkte de ulike fabrikkene for å finne ut hvorfor de ikke lenger ønsket å gi det ønskede volum, det vil si 1000 bæreposer. Forklaringen de fikk var enkel: Leverandør manglet kunnskap om at Norge er et lite land, og at privat sektor i stor grad består av små og mellomstore bedrifter (som konkret betyr at de fleste bedrifter ikke krever titusenvis av bæreposer). Misnøyen oppsto ved at leverandør trodde at AN bestilte vareprøver hver gang de fikk en ordre på 1000 poser. Vareprøver er lavere priset, i påvente av at den ordentlige ordren vil kompensere for prisen av vareprøvene. Resultatet var at fabrikkene feilberegnet kostnadene for mindre volum.

Som en direkte konsekvens av dette hadde fabrikken ansatt færre arbeidere i produksjonen for å redusere kostnadene. Likevel hadde leverandørene høyere produksjonsutgifter enn det de fikk betalt for jobben.

Hva de gjorde

Ettersom dette ikke var spesifisert i innkjøpsdokumenter, ble Allsidige Nord svært overrasket over opplysningene. De vurderte og diskuterte situasjonen med leverandører og agent. AN forklarte at de ikke bestilte prøver, og at de derfor måtte få nye kostnadsberegninger, slik at prisen på varene var riktig, og arbeidsmengden riktig fordelt – selv for små ordre. ANs erfaring er at bedrifter generelt sjelden trenger å be sine leverandører om å heve prisen, med mindre det da er snakk om en økning grunnet økt kvalitet i råvarer. I dette tilfellet var det nødvendig – uavhengig av dette siste – og resulterte i bedre forhold for arbeiderne.

Etter disse erfaringene innførte AN slagordet «Just say no» (bare si nei), både til eget bruk og til leverandørene, som en påminning om at AN ønsker å bli informert når de har presset leverandør for mye både når det gjelder pris, leveringstider og annet som kan føre til brudd i Allsidige Nords retningslinjer for etisk handel. De kan si nei, uten å frykte at de mister AN som kunde.

Hva de har oppnådd

Allsidige Nord og leverandørene ble enige om en prisstruktur som både AN og fabrikkene kunne leve greit med. Som et resultat av dette, fungerer samarbeidet med leverandør relativt friksjonsfritt. AN har ved noen anledninger likevel benyttet seg av sin policy. For eksempel når leveringstiden viser seg å være for knapp. AN ønsker ikke at leverandør skal påta seg en ordre dersom de mest sannsynlig ikke vil være i stand til å levere. AN har bedt leverandør gjennomføre en realistisk vurdering av ordreforespørselen, og samtidig gitt beskjed om at det er helt greit å si nei dersom det ikke går, eller er helt på kanten av det gjennomførbare.

Det har også i noen tilfeller vært saker hvor de har etterspurt produkter fra agent/ fabrikk som ikke ligger innenfor deres ordinære produktområde. I mange tilfeller erfarer AN at agenter/ produsenter kan strekke seg langt for å tilby ønskede varer uten at de nødvendigvis har den kompetansen eller kontakten med underleverandører som er nødvendig. AN har i slike tilfeller bedt om klar beskjed dersom deres produktønske medfører store utfordringer ‒ eller på annen måte kan bli vanskelig å levere på når en eventuell ordre faktisk blir utstedt. Bedre å si nei med en gang, enn å prøve og feile på bekostning av mange involverte.

Hva de har lært

Allsidige Nord innså at produsentene kan være redde for å si nei til en kunde, selv når de vet at de kan støte på problemer ved å håndtere ordren.

Neste skritt

Allsidige Nord vil jobbe for en forbedret kommunikasjon spesielt mot nye leverandører slik at forutsetninger og forventninger er avklart tidlig i starten på et samarbeid. Dette gjelder da spesielt i forhold til salgsvolum og minsteantall. Det er viktig at AN som innkjøpere velger rett produsent til rett marked, samt at de leverandørene som blir benyttet er ment som en langvarig forretningspartner. Videre er det viktig for Allsidige Nord å bli flinkere til å spesifisere for både kunde og produsent hvilke kvaliteter som er tilgengelig, og hva som kan forventes for den prisen man er villig til å betale. Ikke minst i forhold til produksjons- og leveringstider. Det er fortsatt noen stereotypiske holdninger når det gjelder produksjon fra lavkostland som for eksempel Kina, som gjør at mange kunder har en oppfatning av at alt blir laget av «en maskin». Dette fører ofte til urealistiske forventninger til produksjon, pris og leveringstider for produkter som produseres manuelt.

Det er derfor viktig for AN som selgere å kunne ta gode vurderinger og si nei også til kunder, dersom de ser at forventingene til levering, pris og kvalitet ikke samsvarer med det som er realistisk gjennomførbart.