Initiativ for etisk handel

Oppfordrer arbeiderne til å varsle om kritikkverdige forhold

Bare en gang har det vært nødvendig å avskjedige en ansatt for korrupsjon. Likevel har ITP Holding opprettet et eget varslingssystem som et ledd i konsernets anti-korrupsjonsarbeid.

ITP Holding AS
ITP Holding AS
Om virksomheten: ITP gruppen sin forretningside er å håndtere verdikjeden for nordiske industri- og handels bedrifter i Asia innen områdene metall, plast og tekstil produkter. ITP Holding as er 100 prosent eier av sine datterselskaper i Asia. ITP gruppens produksjon foregår primært i Kina (kontorer i Shanghai og Ningbo) og Vietnam (Ho Chi Minh City). ITP Konsernet er representert med salgspersonell i Oklahoma (USA) og er hjemmehørende i Stavanger kommune (Norge). Konsernet har i dag ca. 80 ansatte og 125 leverandører Omsetning: 137 mill (2014) ITP Holding as har vært medlem i IEH siden 2009. Konsernet har eid egen produksjon i Kina i perioden 2002-2015 hvor man på det meste hadde ca. 300 ansatte. I dag er all produksjon satt til samarbeidspartnere (underleverandører) der ITP kjøper produksjonskapasitet og «flytter inn» med egne ansatte når ordrer skal produseres. ITP Holding as skriver blant annet på egen hjemmeside: «ITP Group is operating in Asia with the main focus on ethical trade compliance and quality of products (…) Our focus is not on specific products, but the standards, procedures and processes around managing ethical trade, manufacturing and logistic services».
Kontaktperson: Christian Haack-Hamilton. E-post: christian.haack-hamilton(at)itpgroup.cn

Mål 

Etablere whistleblower-prosedyre hos leverandører (whistleblower betegner en person som avdekker og varsler om kritikkverdige forhold eller ulovligheter i selskaper, organisasjoner eller offentlige institusjoner der vedkommende har vært eller er ansatt eller involvert.)

ITP konsernet ønsket å etablere egne rutiner/ varslingssystem der ansatte avdekker lovbrudd og/eller andre kritikkverdige forhold, herunder også korrupsjon.

Bakgrunn

Næringslivet operer i et stadig mer globalt, komplekst og krevende risikomiljø, og samfunnet viser en sterkere nulltoleranse for feiltrinn og ulykker. Mange norske bedrifter har erfart at de har tapt kontrakter, oppdrag og leveranser som følge av korrupsjon. Dette har vært en viktig drivkraft i engasjementet med å bekjempe dette. I henhold til norsk lov er også korrupsjon straffbart. Det gjelder både i Norge – og utenfor – hvor norske næringsinteresser er involvert.

Korrupsjon er også tydelig beskrevet i våre retningslinjer for etisk handel:
12.1. Alle former for bestikkelser er uakseptabelt, så som bruken av alternative kanaler for å sikre illegitime private eller arbeidsrelaterte fordeler til kunder, agenter, kontraktører, leverandører eller deres tilsatte samt offentlige tjenestemenn/-kvinner.

Korrupsjon er et utbredt problem både i Kina og i Vietnam. ITP Gruppen mener det er et konkurransefortrinn å ha etablert en nulltoleranse, noe som gjør dem til en foretrukken forretningspartner. Nulltoleranse har vært ITP konsernets holdning i møte med sine leverandører i Kina helt siden midten av 90-tallet, nå også i Vietnam. ITP Gruppen bestreber seg etter å ha et nært forhold til leverandørene og gjør alltid et poeng av at de ikke tar imot bestikkelser da det strider mot deres retningslinjer for etisk handel.

Hva de gjorde

Som et ledd i ITP konsernet sitt anti-korrupsjonsarbeid, opprettet bedriften et eget varslingssystem, en whistleblower-prosedyre som et forebyggende tiltak. Dette til tross for at de ikke hadde et utbredt problem med korrupsjon, med unntak av noen få hendelser. Tanken var at alle ansatte, både arbeiderne på fabrikk og ledelse, skulle kunne varsle ITP selskaper ved antydninger til korrupsjon eller brudd på selskapets øvrige etiske retningslinjer.

Plakaten blir hengt opp ved alle besøk/audits, også hos underleverandørene. Varslingssystemet  implementeres på fabrikk gjennom eget skriv, og trinnvis audit-prosedyre:

  1. Gjennomføre et åpent møte med fabrikkledelsen
  2. En kort introduksjon av ITP inkludert en innføring av deres retningslinjer for etisk handel  (inkludert whistleblower-prosedyren)
  3. Omvisning på fabrikk ledsaget av ansatte
  4. Gjennomføre konfidensielle intervju av tilfeldig utplukkede arbeidere, inkludert spørsmål om korrupsjon. Også ledelsen må gjennom omfattende intervjurunder.
  5. Gjennomgå dokumentasjon som etterspørres i ITPs sjekkliste
  6. Gjøre klart et sammendrag av funn etter revisjon
  7. Avtale og gjennomføre avslutningsmøte for å gjennomgå sammendrag og diskutere korrigerende handlingsplaner med fabrikkledelsen.
  8. ITP sine etiske retningslinjer (inkludert whistleblower-plakaten) blir hengt opp på et strategisk sted på fabrikkområdet
  9. Overlevere en kopi av handlingsplanen til fabrikkledelsen

På alle fabrikker som har blitt godkjent finnes det nå flere plakater i A3-format hvor whistleblower-prosedyren står beskrevet på lokalt språk, samt telefonnummer (foreløpig kun på de fabrikker som nylig er besøkt, resten vil bli oppdatert fortløpende) og e-post adresse hvor varslingen kan sendes. Alle kan rapportere når som helst på døgnet, terskelen skal være lav, og man kan varsel anonymt. Det eneste som kreves er at fabrikknavn oppgis.

ITP gruppen har valgt å ha egne kontorer strategisk plassert i Kina. Dette var et nødvendig grep for å kunne opprettholde kontakten med leverandørene som ITP konsernet ønsket, og for at de kunne følge produksjonsforholdene og foreta jevnlige revisjoner. Ettersom bedriften ikke er eier av fabrikker, er det desto viktigere med et langvarig leverandørforhold og å ha en stor andel av leverandørers produksjonsandel. Dette gir forutsigbarhet til leverandør som igjen gir ITP det handlingsrommet som må til for å få gjennomført sine retningslinjer for etisk handel og egne varslingssystemer for korrupsjon.

Hva de har oppnådd

ITP mener denne prosedyren har en oppdragende funksjon, både gjennom en åpen og «uhildet» dialog med leverandør på alle nivå, men også ved at det henger en faktisk plakat på fabrikk. Den er med på å øke fokus og viser bedriftens holdning. ITP´s erfaring er at Kina har kommet lenger på dette feltet sammenlignet med Vietnam, der korrupsjon er satt i et tydeligere system og har større aksept. I Kina blir korrupsjonssaker fort kjent gjennom media og fungerer som varsellamper. I Vietnam er korrupsjon en langt større del av hverdagen, mener Pettersson.

Hva de har lært

Når Kjetil Pettersson etablerte ITP konsernet, hadde han en policy på at de aldri skal operere i gråsoner. Dette mener han er noe av grunnen til at de aldri har hatt noen store problemer med korrupsjon. Med unntak av ett tilfelle, der en leder hos en underleverandør varslet om forsøk på korrupsjon hos en av ITP´s egne ansatte, har de ikke fått henvendelser gjennom sin whistleblower-prosedyre. For å sikre at den ansattes rettigheter også ble ivaretatt, brukte ITP et halvt år på å kunne dokumentere avsløringen. Den korrupsjonssiktede ble avskjediget.

Forhåpentligvis betyr dette at korrupsjon ikke forekommer. Kina har en stor grad av turnover blant arbeiderne på fabrikk, men hos ITP gruppens selskaper er den lik null. Pettersson har en teori om at deres fokus på å ta vare på de ansatte gjennom å gi rett nivå på lønnsvilkår, forsikringsordninger, muligheter for karriere innen konsernet, intern opplæring, kursing innen korrupsjon og etisk handel generelt er vel så viktige ingredienser som å betale høyeste lønn, mener Pettersson.

Neste skritt

ITP Holding AS har en opplevelse av at deres prosedyrer fungerer greit, særlig i Kina, men streber alltid på å bli bedre og at prosedyrer og rutiner skal bli forklart og fulgt opp i hverdagen av deres complience-team. Det vurderes et tillegg som kan supplere plakaten, da det kan være en sperre for ansatte å lese av kontaktinfo foran andre kollegaer på fellesområde. De ønsker å få laget et klistremerke som kan henges opp på toalettene, men er usikker på om fabrikkledelsen vil godta dette.

Videre er det nødvendig og viktig at man overfører de gode erfaringer man har hatt i Kina til gruppens aktivitet i Vietnam.

 

Relevante IEH ressurser

Som medlem i IEH har du tilgang til egen temaside om korrupsjon. Noen av ressursen over vil kun være tilgjengelige gjennom egen IEH-pålogging.